Wis
der; Substantiv, maskulin
Wissenstransfer umfasst alle Massnahmen, mit denen ein Unternehmen Aufgaben, Abläufe und Entscheidungen seiner Mitarbeitenden festhält und an Nachfolge und Team weitergibt, bevor sie das Unternehmen verlassen oder die Stelle wechseln.
→ siehe auch Wissenssicherung, Übergabeplan, Tätigkeitsprofil
Wissensverlust: warum das Thema jetzt drängt
In der Schweiz verlassen mehr Menschen den Arbeitsmarkt, als junge nachrücken. Mit jeder Pensionierung verlässt Erfahrung das Unternehmen, die oft nirgends aufgeschrieben ist: wie ein Kunde tickt, warum eine Ausnahme gilt, welcher Ablauf im System funktioniert. Am grössten wird die Lücke zwischen Pensionierungen und Nachwuchs um 2029 erwartet (economiesuisse, Juni 2023 (öffnet in neuem Tab)).
Dasselbe gilt bei Kündigungen, nur mit weniger Zeit. Wissensverlust im Unternehmen kostet Zeit bei der Einarbeitung, Qualität im Alltag und manchmal eine Kundenbeziehung.
- Seit 2010
gehen in der Schweiz mehr Menschen in Pension, als junge Erwerbstätige nachrücken.
Schweizerische Nationalbank, Economic Note 2025-07 (öffnet in neuem Tab) - 37,4
Personen im Rentenalter kommen auf 100 Erwerbspersonen. Zehn Jahre zuvor waren es 33,7.
Bundesamt für Statistik, Arbeitskräfteerhebung 2024 (öffnet in neuem Tab) - 400’000
Personen mehr könnten in den nächsten zehn Jahren den Arbeitsmarkt verlassen, als junge neu dazukommen. Gerechnet ohne Zuwanderung.
KOF ETH Zürich, März 2026 (öffnet in neuem Tab)
Welches Wissen im Unternehmen verloren geht
Was in Verträgen, Handbüchern und im System steht, bleibt. Verloren geht das Wissen, das eine Person im Kopf und in ihren Gewohnheiten trägt. In einer Befragung in den USA schätzten Mitarbeitende, dass 42 % des Wissens für ihre Rolle nur sie selbst haben (Panopto, Workplace Knowledge and Productivity Report 2018 (HR Dive) (öffnet in neuem Tab)). Nach einem Wechsel fehlen typischerweise fünf Arten von Wissen:
- Aufgaben
- Was die Stelle wirklich leistet, auch das, was in keiner Stellenbeschreibung steht. Am leichtesten gehen Aufgaben verloren, die nur einmal im Monat oder im Jahr anfallen.
- Abläufe am Computer
- Welche Masken, Felder und Einstellungen in welcher Reihenfolge nötig sind. Dazu Sonderfälle und Umwege, die sich über Jahre eingespielt haben.
- Entscheidungen
- Warum etwas so gemacht wird, ab welchem Betrag jemand gefragt werden muss, welche Ausnahmen gelten. Dieses Wissen steht fast nie in einem Dokument.
- Kontakte
- Wer bei Kunden, Lieferanten und Behörden zuständig ist, wen man bei welchem Problem anruft und was in einer Beziehung bisher vereinbart wurde.
- Termine und Fristen
- Abschlüsse, Meldungen, Verlängerungen und Prüfungen. Fehlt dieses Wissen, fällt es oft erst auf, wenn eine Frist verpasst ist.
Wissenstransfer in vier Schritten
Ob mit Papier, Word oder Software: Ein strukturierter Wissenstransfer, der der Nachfolge wirklich hilft, folgt vier Schritten. Jeder hat ein klares Ergebnis.
Erzählen
Ergebnis: ein Tätigkeitsprofil der Stelle
Die Person beschreibt ihre Arbeit in einem strukturierten Gespräch: Aufgaben, Abläufe, Entscheidungen, Kontakte, Termine. Gute Fragen gehen über das Offensichtliche hinaus: Was passiert nur einmal im Jahr? Wann weichen Sie vom Standard ab? Wen fragen Sie, wenn ein Problem auftaucht?
Tipp: Erzählen fällt leichter als Schreiben. Wer selbst ein Übergabedokument verfassen muss, lässt das Selbstverständliche weg.
Planen
Ergebnis: ein Übergabeplan mit Prioritäten
Aus dem Profil entsteht der Übergabeplan: Welche Aufgaben sind kritisch, welche selten, welche können entfallen? Für jede Aufgabe ist festgelegt, wie sie gesichert wird und wer sie übernimmt. Die Person und ihre Führungskraft bestätigen den Plan gemeinsam.
Tipp: Kritisch ist, was nur diese Person kann und was bei einem Fehler Kunden, Geld oder Fristen betrifft. Diese Aufgaben kommen zuerst.
Zeigen
Ergebnis: bebilderte Schritt-für-Schritt-Anleitungen
Was am Computer passiert, lässt sich schlecht beschreiben und leicht zeigen. Die Person führt jeden wichtigen Ablauf einmal vor und erklärt dabei, was sie tut. Daraus entsteht eine Anleitung mit einem Bild pro Schritt, die auch jemand ohne Vorwissen nachvollziehen kann.
Tipp: Persönliche Daten auf dem Bildschirm, etwa Namen von Kunden oder Lohnangaben, vor der Übergabe unkenntlich machen.
Verfügbar machen
Ergebnis: ein digitales Handbuch, das die Nachfolge nutzt
Die Nachfolge arbeitet die Anleitungen einmal durch, solange die Person noch da ist. Was unklar bleibt, wird nachgefragt und ergänzt. Danach liegt alles an einem Ort, durchsuchbar und auch für Vertretungen, neue Mitarbeitende und das Team nutzbar.
Tipp: Ein digitales Handbuch, das niemand findet, hilft nicht. Legen Sie fest, wo es liegt und wer es aktuell hält.
Übergabe-Fahrplan und Vorlage
Wie viel Zeit bleibt für die Übergabe? Bei einer Kündigung bestimmt das die Kündigungsfrist. Gesetzlich beträgt sie nach der Probezeit, wenn der Vertrag nichts anderes vorsieht, im ersten Dienstjahr einen Monat, im zweiten bis neunten zwei und ab dem zehnten drei Monate, jeweils auf ein Monatsende (Obligationenrecht, Art. 335b und 335c (öffnet in neuem Tab)). Der Fahrplan rechnet das Ende des Arbeitsverhältnisses aus und verteilt die vier Schritte auf die verbleibende Zeit.
Checkliste Übergabe am Arbeitsplatz
Diese Punkte gehören zu jeder Übergabe am Arbeitsplatz, unabhängig davon, ob jemand pensioniert wird, kündigt oder intern wechselt.
Sobald der Termin feststeht
- Letzten Arbeitstag, Ferienguthaben und eine allfällige Freistellung klären
- Nachfolge oder Vertretung bestimmen, auch wenn sie erst später startet
- Verantwortliche Führungskraft für die Übergabe festlegen
- Übergabe-Fahrplan mit Terminen aufsetzen
Wissen erfassen
- Alle Aufgaben auflisten, auch seltene und saisonale
- Kritische Aufgaben markieren und zuerst sichern
- Abläufe am Computer Schritt für Schritt mit Bildern festhalten
- Entscheidungsregeln, Ausnahmen und Schwellenwerte notieren
- Kontakte intern und extern mit Zuständigkeit erfassen
- Wiederkehrende Termine und Fristen eintragen
Übergeben
- Offene Vorgänge mit Stand und nächstem Schritt übergeben
- Zugänge und Berechtigungen über die IT übertragen, nie Passwörter weitergeben
- Ablage von Dateien und E-Mails geordnet übergeben
- Kunden und Partner über den Wechsel informieren
- Nachfolge arbeitet die Anleitungen durch, Fragen werden beantwortet
Abschliessen
- Führungskraft und Nachfolge bestätigen die Übergabe
- Digitales Handbuch an einem festen Ort ablegen
- Klären, ob die Person nach dem letzten Tag für Rückfragen erreichbar ist
Bei Pensionierung, Kündigung, Stellenwechsel
Pensionierung
Der Termin ist lange bekannt, und oft steht das meiste Erfahrungswissen auf dem Spiel. Beginnen Sie sechs bis zwölf Monate vorher. So bleibt Zeit, auch seltene Aufgaben einmal gemeinsam zu erleben, etwa den Jahresabschluss. Eine Teilpensionierung oder eine Überlappung mit der Nachfolge hilft zusätzlich.
Kündigung
Die Zeit ist kurz: nach der Probezeit meist ein bis drei Monate, abzüglich Ferien. Sichern Sie in der ersten Woche die kritischen Aufgaben. Machen Sie es der Person leicht: Erzählen und Zeigen kosten weniger Überwindung als ein langes Dokument. Ein respektvoller Abschied erhöht die Bereitschaft, Wissen weiterzugeben.
Stellenwechsel und längere Abwesenheit
Bei einem internen Wechsel, etwa von Fach- und Führungskräften, bei einer Elternzeit oder einem Sabbatical bleibt die Person erreichbar, hat aber bald andere Aufgaben. Das Vorgehen ist dasselbe. Das Ergebnis dient zugleich der Vertretung.
Wissenssicherung mit KI
KI nimmt beim Wissenstransfer vor allem das Schreiben ab. Sie kann ein Gespräch führen und gezielt nachfragen, aus dem Gesagten ein Tätigkeitsprofil und einen Übergabeplan ableiten, aus Bildern eines vorgeführten Ablaufs eine Anleitung machen und Lücken darin finden. Danach lässt sich das Wissen in eigenen Worten durchsuchen.
Entscheiden und bestätigen bleibt Sache der Menschen: Die Person und ihre Führungskraft prüfen, was die KI erstellt hat. Achten Sie bei der Wahl eines Werkzeugs auf vier Fragen:
- Wo werden die Daten gespeichert?
- Werden KI-Modelle mit Ihren Daten trainiert?
- Werden persönliche Daten auf Bildschirmen vor der Weitergabe unkenntlich gemacht?
- Willigen die Mitarbeitenden ein, und sehen sie, was gespeichert wird?
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Wissenssicherung und Wissenstransfer?
Wissenssicherung hält Wissen fest, sodass es unabhängig von einer Person verfügbar ist, zum Beispiel als digitales Handbuch. Wissenstransfer gibt dieses Wissen an Menschen weiter, etwa an die Nachfolge. Eine gute Übergabe braucht beides: Was nur mündlich weitergegeben wird, geht beim nächsten Wechsel wieder verloren.
Wann sollte der Wissenstransfer beginnen?
Bei einer Pensionierung sechs bis zwölf Monate vorher, bei einer Kündigung am ersten Tag danach. Am besten sichern Sie das Wissen kritischer Stellen laufend, bevor überhaupt ein Wechsel ansteht. Dann hilft es auch bei Krankheit und Ferien.
Was gehört in ein Übergabedokument?
Aufgaben mit Häufigkeit und Priorität, die wichtigsten Abläufe Schritt für Schritt, Entscheidungsregeln, Kontakte, Termine und Fristen, offene Vorgänge, Ablageorte und die benötigten Systeme. Passwörter gehören nicht hinein, Zugänge überträgt die IT. Unsere kostenlose Vorlage enthält alle diese Teile.
Muss ein Mitarbeiter nach der Kündigung seine Nachfolge einarbeiten?
Während der Kündigungsfrist gilt der Arbeitsvertrag weiter. Übergabe und Einarbeitung gehören in der Regel zu den Aufgaben, die der Arbeitgeber anordnen kann (Weisungsrecht, Art. 321d OR). Bei einer Freistellung entfällt die Arbeitspflicht, die Übergabe sollte dann vorher geregelt sein. Im Einzelfall hilft eine rechtliche Beratung.
Wie lange dauert eine Übergabe?
Das hängt von der Stelle ab: von der Zahl der Aufgaben, den Abläufen am Computer und davon, wie oft Sonderfälle vorkommen. Rechnen Sie die verfügbare Zeit mit dem Übergabe-Fahrplan aus und sichern Sie zuerst die kritischen Aufgaben. Was dann noch fehlt, lässt sich nachholen.
Wer ist für den Wissenstransfer verantwortlich?
Die Führungskraft verantwortet die Übergabe, HR sorgt für einen einheitlichen Ablauf im Unternehmen. Die Person, die das Unternehmen verlässt, liefert das Wissen, die Nachfolge prüft, ob sie damit arbeiten kann. Wichtig ist, dass eine Person den Fahrplan führt.
Was kostet Wissensverlust?
Verlässliche Pauschalzahlen gibt es nicht. Für Ihr Unternehmen können Sie es abschätzen: zusätzliche Wochen Einarbeitung, Fehler und Nacharbeit, verpasste Fristen, Rückfragen bei ehemaligen Kolleginnen und Kollegen, im schlimmsten Fall verlorene Kunden. Stellen Sie diese Kosten dem Aufwand einer geordneten Übergabe gegenüber.
Braucht es dafür eine Software?
Für eine einzelne, kleine Übergabe reichen Vorlage und Checkliste. Eine Software lohnt sich, wenn mehrere Übergaben anstehen, viele Abläufe am Computer gesichert werden müssen oder das Wissen danach durchsuchbar sein soll.
Quellen
- Schweizerische Nationalbank, Economic Note 2025-07 (öffnet in neuem Tab)
- Bundesamt für Statistik, Arbeitskräfteerhebung 2024 (öffnet in neuem Tab)
- KOF ETH Zürich, März 2026 (öffnet in neuem Tab)
- economiesuisse, Juni 2023 (öffnet in neuem Tab)
- Panopto, Workplace Knowledge and Productivity Report 2018 (HR Dive) (öffnet in neuem Tab)
- Obligationenrecht, Art. 335b und 335c (öffnet in neuem Tab)